Warten auf Rechtsbeistand
Bitten Sie den leitenden Ermittlungsbeamten, mit dem Beginn der Durchsuchung zu warten, bis Ihr Rechtsbeistand - Vertreter der Rechtsabteilung oder ein Mitglied des Noerr Dawn Raid Teams - eingetroffen ist.
Häufig sind die Beamten bereit, eine gewisse Zeit zu warten, wenn sie sich währenddessen frei bewegen können, bereits Sicherungsmaßnahmen wie das Versiegeln von Büros oder Aktenschränken treffen können, und ihnen versichert wird, dass keine Unterlagen beiseite geschafft werden. Beachten Sie bitte, dass die Beamten grundsätzlich nicht verpflichtet sind, Ihrer Bitte nachzukommen und zu warten. Anders ist dies bei einem Prüfungsauftrag der Europäischen Kommission, da in diesem Fall das Unternehmen keiner Duldungspflicht unterliegt.
Sind die Beamten bereit zu warten, bitten Sie sie in einen separaten Raum, wo sie keinen unmittelbaren Zugriff auf physische oder elektronische Dokumente haben und keine Gespräche mithören können.
Bestimmung des Untersuchungsgegenstandes
Lesen Sie den Behörden-/Gerichtsbeschluss, auf dessen Grundlage die Beamten die Durchsuchung durchführen wollen, eingehend durch und prüfen Sie die nachfolgenden Punkte:
- Welche Gesellschaft, welche Unternehmens- oder Geschäftsbereiche Ihres Unternehmens sind betroffen?
- Auf welchen Zeitraum bezieht sich die Untersuchung?
- Welches Vergehen wird dem Unternehmen vorgeworfen?
Welche Dauer soll die Untersuchung haben?
Sofern der Behörden-/Gerichtsbeschluss keine Angaben enthält, bitten Sie den leitenden Ermittlungsbeamten um entsprechende Auskunft.
- Erkundigen Sie sich bitte bei dem leitenden Ermittlungsbeamten, wie die Beamten bei der Durchsuchung vorgehen wollen.
- Bitten Sie die Beamten, Geschäftsgeheimnisse vertraulich zu behandeln.
Notieren Sie sich bitte alle Antworten, welche Ihnen die Beamten auf Ihre Fragen geben.
Shadowing - Begleitung der Beamten
Sie dürfen und sollten die Beamten bei der Durchsuchung begleiten.
Stellen Sie nach Möglichkeit die Begleitung jedes Beamten bzw. jedes Durchsuchungsteams durch Mitarbeiter Ihres Unternehmens sicher. Dies liegt nicht nur im Interesse des Unternehmens, sondern ermöglicht auch einen reibungsloseren und zügigen Ablauf der Durchsuchung für die Beamten, da Ihnen Ansprechpartner zur Seite stehen.
Sofern möglich, sollte die Begleitung aus mindestens zwei Personen bestehen:
- Führungskraft/leitender Mitarbeiter (z. B. für Fragen zum Unternehmen oder den Geschäftsbereichen);
- Assistent/in (für Notizen und unterstützende Tätigkeiten).
Geben Sie den Mitarbeitern bitte folgende Anweisungen:
- Notieren Sie alle Fragen, die die Beamten stellen, und Ihre Antworten hierauf.
- Notieren Sie, welche Räume betreten und welche Unterlagen geprüft werden.
- Fertigen Sie von jeder Unterlage, die die Beamten kopieren oder beschlagnahmen, jeweils möglichst zwei Kopien an: eine Kopie für Ihr Unternehmen und eine weitere Kopie für den Rechtsbeistand.
Stellen Sie sicher, dass genügend Mitarbeiter der IT-Abteilung bereitstehen, um den Beamten schnell Zugang zu den gewünschten Daten zu verschaffen und Datenträgerabzüge anzufertigen (z. B. Kopien von USB-Sticks und Festplatten).
Raum für die Durchsicht von Unterlagen
Bieten Sie den Beamten die Nutzung eines gesonderten Raumes an, wohin ihnen alle angeforderten Unterlagen zur Sichtung gebracht werden können.
Sofern sich die Beamten damit einverstanden erklären, stellen Sie bitte sicher, dass der Raum über mindestens einen Fotokopierer verfügt. Notieren Sie, welche Unterlagen angefordert werden. Wenn Unterlagen oder Computer beschlagnahmt werden, bitten Sie die Beamten, vor der Beschlagnahme Kopien bzw. Festplattenabzüge anfertigen zu dürfen.
Beachten Sie bitte, dass die Beamten nicht verpflichtet sind, das Angebot eines gesonderten Untersuchungsraumes anzunehmen.
Interne Kommunikation
Informieren Sie alle Mitarbeiter an Ihrem Unternehmensstandort, dass eine Untersuchung durch Kartellbehörden stattfindet. Senden Sie hierzu ein Rundschreiben per E-Mail oder - bei kleineren Standorten - informieren Sie die Mitarbeiter per Durchsage. Bei einem größeren Standort informieren Sie bitte die Leiter der einzelnen Abteilungen und bitten Sie diese, ihre Abteilungsmitarbeiter entsprechend zu informieren.
Betonen Sie in der internen Benachrichtigung Folgendes:
- Alle Mitarbeiter sollen grundsätzlich mit den Beamten kooperieren.
- Fragen zur Person (Vorname, Familien- und Geburtsname, Geburtsort und Geburtsdatum, Familienstand, Wohnort/Wohnung und Staatsangehörigkeit) müssen beantwortet werden.
- Bei Fragen zum Unternehmen, zur Geschäftstätigkeit und zu konkreten Sachverhalten sollen die Mitarbeiter an ihren jeweiligen Vorgesetzten verweisen.
- Die Mitarbeiter dürfen unter keinen Umständen Dokumente vernichten, verstecken oder E-Mails löschen.
- Die Mitarbeiter sollen über die Tatsache der Untersuchung Stillschweigen bewahren und insbesondere keine Informationen nach außen dringen lassen (z. B. an Kunden, Wettbewerber, Presse, Familie oder sonstige Dritte).